Formación básica: Exploración, planificación y presupuesto al paciente

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Supongamos el caso de un nuevo paciente, que viene por primera vez a la clínica.

Si no tiene cita porque se ha presentado directamente, crearemos primero la cita. Recordamos que al ser un nuevo paciente, no debemos seleccionar ninguna coincidencia, ya que es un paciente sin ficha.

Desde su cita accederemos a su ficha.

Como es la primera vez que viene, Gestiona nos obliga primero a abrirle ficha, teniendo que completar los datos de filiación que hayamos configurado como obligatorios.

Antes de poder guardar los datos, será necesario imprimir el texto de la Ley de Protección de Datos, para que Gestiona active los botones de Guardar.

Al “Guardar”, nos aparecerá la ficha del paciente.

Por defecto, la primera información que se carga de la ficha del paciente es la que contiene la pestaña “Evolución”, es decir, su histórico de citas.

En nuestro caso este paciente únicamente tiene la visita de hoy.

Principalmente se trabaja desde “Evolución”, pero como es la primera vez que viene y vamos a explorare y tendremos que realizar una planificación de tratamientos, nos centraremos en la pestaña “Planificación”.

En la clínica dental, se suele utilizar el odontograma para explorar y planificar, pero en este  tutorial, haremos todo en la pestaña de planificación.

Exploración

Lo primero que se debería hacer, aunque no es obligatorio, es registrar lo que trae el paciente. Este proceso se realiza sobre la “Exploración”. Aquí registraremos las patologías y tratamientos que presenta el paciente, y que no hemos realizado en la clínica.

Seleccionando la opción “Añadir nueva Observación”, podremos ir incorporando conceptos a la exploración.

Basándonos en un sistema de búsqueda, al escribir los primeros caracteres, Gestiona mostrará las coincidencias. Seleccionaremos el concepto, e indicaremos el área donde presenta la patología o el tratamiento que trae el paciente.

Pudiendo repetir el proceso las veces que se necesite.

También disponemos de un área de escritura libre complementaria para la exploración.

Planificación

Una vez finalizada la exploración, es decir, registrado lo que trae el paciente, procedemos a la planificación de tratamientos que pretendemos realizar a dicho paciente.

Para ello lo primero que tendremos que crear es un plan de tratamiento.

Un plan de tratamiento es una agrupación de tratamientos.

Gestiona nos permite añadir todos los tratamiento en un único plan u organizarlos en diferentes planes.

Podemos crear el plan desde cero o basándonos en una plantilla que previamente hayamos preparado.

En el plan de tratamiento, iremos introduciendo de la misma manera que en la exploración los tratamientos que pretendemos realizar al paciente.

 Añadimos un nuevo tratamiento. Localizamos el tratamiento escribiendo los primeros caracteres del mismo, y tras seleccionarlo, indicaremos el área o las áreas donde se aplicará dicho tratamiento.

Cada concepto del plan contiene la siguiente información:

• Estado del tratamiento. Como ahora lo estamos planificando, el estado inicial será “No comenzado”.
• El facultativo asociado al tratamiento.
• La tarifa, aplicada. Por defecto se aplicará la tarifa definida en el formulario de filiación del paciente, permitiéndonos cambiarla.
• El tratamiento en sí.
• Importe en € del tratamiento, definido por la tarifa seleccionada.
• Unidades por las que se multiplicará el precio unitario del tratamiento.
• El descuento aplicado.
• El importe total del tratamiento.

Podremos añadir tantos tratamientos como queramos.

Y  al igual que en la exploración, disponemos de un campo observaciones complementario del plan.

En la pestaña “Planificación”, se recogerá tanto la exploración como la planificación.

Presupuesto.

Cuando se finaliza la planificación, la persona que se encargue de generar y entregar el presupuesto o presupuestos  al paciente, trabajara ya sobre dicha planificación, es decir, sobre el trabajo previo realizado en gabinete.

Independientemente de si se ha planificado con el odontograma o directamente en la pestaña planificación.

Utilizando el plan de tratamiento como origen de datos, haremos clic sobre el plan y seleccionaremos “Crear documento” > “Crear presupuesto”.

Nos aparecerá el formulario de presupuesto ya precargado con toda la información del plan.

Si el presupuesto coincide al 100% con la planificación, simplemente seleccionaremos “Guardar + Imprimir”.

En caso de necesitar hacer versiones del plan para entregar varios presupuestos al paciente, podremos:

• establecer el nombre al ppto para facilitar su identificación en el gestor de documentos del paciente.
• incorporar nuevos conceptos, o quitar los que no queremos incluir en el presupuesto.
• aplicar descuentos generales a todos los tratamientos o individuales por tratamiento, tanto en porcentaje, como en € directamente.  Si indicamos únicamente el importe del descuento, Gestiona interpreta que el descuento es en porcentaje, en cambio si indicamos el importe y seguido el símbolo €, Gestiona restará directamente dicha cantidad.
• también podremos ordenar los tratamientos, por ejemplo según orden de realización.

Si queremos seguir creando más presupuestos a partir del plan, seleccionaremos la opción “Guardar + Nuevo”, creándose el ppto actual y reiniciando el formulario para elaborar nuevas versiones de presupuesto.

Si ya hemos terminado, seleccionaremos “Guardar” y saldremos de nuevo a la planificación en la ficha del paciente.

El resultado final es que en la pestaña “Planificación” se nos quedará el plan y asociado al mismo, los presupuestos que hayamos creado.

Los presupuestos se almacenarán en el gestor de documentos del paciente.

Podemos imprimir los presupuestos individualmente desde el gestor de documentos, haciendo clic sobre el presupuesto y seleccionando la opción “Imprirmir” …

… o podemos seguir trabajando desde la planificación para hacer una impresión más global, para lo cual haremos clic sobre el plan de tratamiento y seleccionando la opción “Imprimir documento”, nos aparecerá una ventana donde podremos seleccionar los elementos relacionados con el plan que queremos imprimir.

Disponemos de la información médica del plan sin información económica, un informe complementario configurable, el odontograma para las clínicas dentales, y los presupuestos asociados al plan de tratamiento, con la información económica.

Gestiona trabaja sobre lo que existe en la pestaña planificación, el presupuesto no es más que un documento a entregar al paciente con la información económcia de los tratamientos.

Por lo tanto, cuando el paciente acepta el presupuesto, debemos actualizar el plan de tratamiento para que se queden únicamente los tratamientos aceptados y los importes finales.

Para lo cual, localizaremos el presupuesto en el gestor de documentos del paciente, haremos clic sobre el presupuesto, y lo marcaremos como “Aceptado”.

Gestiona, nos preguntará si queremos actualizar el plan de tratamiento que sirvió como origen para crear dicho presupuesto. Indicaremos que sí, que se actualice.

Automáticamente el plan recogerá los tratamientos e importes finales del presupuesto.

Si hubiera sido una aceptación parcial del presupuesto, podemos eliminar del plan los tratamientos no aceptados o también marcarlos como anulados, si realizamos los segundo nos permitirá a posteriori hacer un seguimiento de los pacientes, con tratamientos pendientes de aceptar.