sábado, 14 de enero de 2017

Agenda 3.0. Horarios puntuales, cierre de días




"La agenda 3.0 facilita crear 
excepciones de los horarios habituales"

A través del siguiente vídeo, publicado  en nuestro canal de YouTube, explicamos cómo en el programa para clínicas Gestiona Clinical Cloud, la nueva versión de la agenda permite de una manera rápida y cómoda la creación de horarios puntuales: excepciones de los horarios habituales.







Seguimos trabajando para incorporar todas vuestras solicitudes de mejora. Gracias a todos por vuestras aportaciones. Entre todos estamos consiguiendo que Gestiona sea un programa de gestión para clínicas referente, y un proyecto apoyado cada vez por más clínicas preocupadas por la gestión.


¡Mucho más que un programa de gestión para clínica!

martes, 15 de noviembre de 2016

Gestión de pruebas externas. Evolución.



Desde el programa para clínicas Gestiona, siguiendo nuestra filosofía de mejora constante de la herramienta, hemos añadido nuevas funcionalidades a la gestión de las pruebas externas, completando la funcionalidad existente, y siempre sin costes adicionales para los miembros de la Comunidad Gestiona.

Dichas funcionalidades tienen que ver, sobre todo, con la mejora en la relación de las pruebas externas con los tratamientos realizados al paciente, es decir, la asignación de gastos de laboratorios a los tratamientos, y por tanto, con el cálculo de las liquidaciones con los profesionales.

Una de las demandas más habituales de nuestros usuarios, a la hora de gestionar las pruebas externas, era que se pudieran asociar varias pruebas externas a un mismo tratamiento.

"Asociar varias pruebas externas 
al mismo tratamiento"

Además, en muchas ocasiones, se hacía necesario poder asociar una parte de la prueba externa (un movimiento) a un tratamiento, y otra parte a otro tratamiento.

Por lo que la nueva versión del gestor de trabajos de laboratorio amplía la funcionalidad actual en permitir:

  • La asociación de costes por movimiento.
  • Recogida del albarán y factura por movimiento
  • Relación rápida entre prueba externa y próxima cita del paciente
  • Asignación de varias pruebas externas a un mismo tratamiento.
  • Asignación de varios movimientos a un mismo tratamiento


Creación de pruebas externas y movimientos

Las modificaciones realizadas en el formulario permiten:
  • Definir los costes para cada uno de los movimientos que conforman una misma prueba externa.
  • Poder indicar el número de albarán y/o la factura de cada movimiento.
  • Relacionar directamente la prueba externa con la próxima cita del paciente.



Próxima cita

El nuevo formulario nos permite a la vez que creamos la prueba externa o un nuevo movimiento, relacionar dicha prueba con la próxima cita del paciente.

"Relacionar directamente 
la prueba externa
con la cita del paciente"

Esta posibilidad existe únicamente cuando vayamos a crear una nueva prueba externa o un nuevo movimiento a una prueba externa ya existente. En la edición, no nos lo ofrece.


Automáticamente Gestiona nos informa de la próxima cita del paciente. Si tiene varias citas programadas mostrará la más inmediata.

Si queremos relacionar la cita del paciente con la prueba externa, marcaremos la opción “”. 


Asociación directa de la cita con el trabajo de prótesis


Gestiona en el área de citación mostrará la información de la prueba externa, informándonos si la prueba ha llegado o todavía está en laboratorio. Permitiendo sincronizar desde la agenda las llegadas de los trabajos y las citas de los pacientes.  

Asociar costes por movimiento

El cambio más significativo en esta nueva versión, es la posibilidad que nos ofrece para poder definir los costes a cada uno de los movimientos de una misma prueba externa. 

"Poder definir los costes 
de cada movimiento 
de la prueba externa"

Manteniendo la compatibilidad con la versión anterior, podemos:
  • Definir un coste global de la prueba externa
  • Definir un coste por cada uno de los movimientos. En este caso, según vayamos indicando los costes de cada movimiento se irán sumando automáticamente al montante total de la prueba.




El resultado final será el mismo, es decir, que el campo “Costes de la prueba externa” acumulará el coste total de dicha prueba.

Albarán y factura



El nuevo formulario nos permite también indicar para cada uno de los movimientos el número de albarán y/o factura del proveedor.


Asociación de costes a los tratamientos


El nuevo formulario permite:
  • Imputar el coste global de una prueba externa
  • Imputar costes generales
  • Imputar varias pruebas externas al mismo tratamiento (NUEVO)
  • Imputar los costes de los movimientos de una misma prueba externa o de diferentes (NUEVO)

Como se puede apreciar en la imagen, el formulario sigue estando dividido en dos áreas:

  1. Costes pruebas externas”. Nos permite imputar pruebas externas o movimientos.
  2. Otros costes”. Nos permite imputar costes libres.

En el área de pruebas externas, únicamente podemos seleccionar entre los elementos existentes dentro de la pestaña “Pruebas externas” del paciente.

"Asociar costes de movimientos a los tratamientos"

Podemos asignar el coste global de una prueba externa, no indicando ningún movimiento concreto.



Podemos asignar el coste de un movimiento concreto de una prueba externa.



Podemos asignar diferentes pruebas al mismo tratamiento.



O bien asignar movimientos de diferentes pruebas externas.



Los costes imputados a los tratamientos serán los que se tengan en cuenta en la liquidación con los profesionales al final de mes. De tal forma que esta nueva versión nos permite una mayor versatilidad a la hora de asociar dichos costes.





Seguimos trabajando para incorporar todas vuestras solicitudes de mejora. Gracias a todos por vuestras aportaciones. Entre todos estamos consiguiendo que Gestiona sea un programa de gestión para clínicas referente, y un proyecto apoyado cada vez por más clínicas preocupadas por la gestión.

Si quieres más información, ponte en contacto con nuestro departamento comercial a través del teléfono 911 920 280 o mediante el correo electrónico servicos@addentra.net.



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jueves, 27 de octubre de 2016

Gestiona Devoluciones. Evolución


Siguiendo con el proceso de mejora continua del programa de gestión de clínicas Gestiona, hemos incorporado una nueva versión del sistema de devoluciones. Fieles a nuestra filosofía, esta nueva funcionalidad se ha incorporado sin costes adicionales a todos nuestros clientes.

Esta nueva versión facilita considerablemente los pasos a realizar cuando queremos devolver un tratamiento abonado total o parcialmente, e incluso facturado.


"Devolución directa de 
tratamientos e ingresos facturados"

La devolución puede realizarse de un tratamiento, de un ingreso y/o de una factura.

También se automatiza el proceso de liquidación mensual con los profesionales en relación a las devoluciones de los  tratamientos.


Devolución de tratamientos

Para realizar la devolución de un tratamiento, haremos clic sobre dicho tratamiento, seleccionando la opción “Devolver tratamiento”.



Gestiona nos mostrará en una ventana todos los ingresos y facturas relacionadas con dicho tratamiento.

Nueva funcionalidad. Devolución de tratamiento

Este formulario nos permitirá realiza diferentes opciones sobre los ingresos y las facturas relacionadas con dicho tratamiento.

Nos aparecerá una línea por cada pago parcial que haya realizado el paciente de ese tratamiento.


Mostrándonos por cada ingreso:
  • La fecha del ingreso
  • La forma de pago
  • El importe
Con los ingresos asociados al tratamiento que queremos devolver, podremos decidir entre:
  • Dejar el importe del ingreso como dinero a cuenta, para posteriormente regularizar con otros tratamientos.
  • O bien realizar un reintegro al paciente. Por defecto Gestiona precargará la forma de pago del ingreso origen, pudiendo hacer el reintegro en cualquier otra forma de pago.

Si hemos generado la factura a partir del ingreso, la representación en el formulario de devolución nos mostrará la información de la factura:


Gestiona nos permitirá la devolución al mismo tiempo del ingreso y de su factura.


Nos mostrará de cada factura:
  • Serie y el número
  • Fecha emisión
  • Importe total

El botón “Ver” nos permitirá consultar la factura original, sin salir de la pantalla.

Si marcamos a “Sí” la opción de “Factura rectificativa” nos permite generar automáticamente una factura rectificativa, e incluso crearla en una serie de facturación diferente a la factura original.

Una factura rectificativa, nunca eliminará ni modificará la factura original, se genera una nueva factura en la serie indicada en el formulario de devolución.

Si marcamos a “No” la opción de “Factura rectificativa”, Gestiona no hará nada con las facturas asociadas al tratamiento.



Finalmente podremos indicar el motivo de devolución seleccionado la opción de una lista personalizable o creando un nuevo motivo y  completar la devolución haciendo clic en “Devolver tto”.


Los ingresos originales, se etiquetan  con el prefijo “Devuelto:”.

Representación de los ingresos devueltos

Los ingresos generados de la devolución se etiquetan con el prefijo “Devolución: [MOTIVO]”. Se mostrarán en la ficha de datos económicos con la fecha de la devolución. Si es un reintegro al paciente, se mostrará la forma de pago y la caja registradora (si hay configurada más de una) desde donde se realizó dicho reintegro. 


"Genera una factura rectificativa en la misma o en otra serie de facturación"

En el caso de haber generado una factura rectificativa desde un ingreso, la nueva factura rectificativa quedará asociada al ingreso de devolución, aunque como siempre la factura se almacena en el gestor de documentos del paciente.


Gestiona identificará las facturas rectificativas así como las rectificadas incluyendo un texto en nombre de la factura:
  • Rectificada en: [SERIE / NÚM. FACTURA]”, quiere decir que es una factura original que en su totalidad o en algún concepto ha sido rectificada por la factura número [SERIE / NÚM. FACTURA].
  • Rectifica a: [SERIE / NÚM. FACTURA]”, es una factura rectificativa y está rectificando a la factura número [SERIE / NÚM. FACTURA].
Respecto del contenido de las facturas, como hemos dicho antes, la factura original no se modifica, en cambio la factura rectificativa, se mostrará con el título “FACTURA RECTIFICATIVA” junto con el número de factura que rectifica. En las observaciones se mostrará el motivo de la devolución. 

Factura que rectifica a otra factura anterior


En el plan de tratamiento,  el estado de los tratamientos no se modificará, pero sí se sustituirá el importe del tratamiento por el texto “Devuelto”. Si situamos el ratón sobre dicho texto, nos aparecerá la información en detalle de la devolución:
  • Qué usuario realizo la devolución
  • Fecha
  • Importe del tratamiento antes de la devolución.
  • Motivo.

Representación en el plan de tratamiento de los tratamientos devueltos

A diferencia de la versión anterior, se respetará el estado que tenga el tratamiento en el momento de la devolución.


Devolución de ingresos

Gestiona también permite realizar la devolución únicamente del ingreso, sin pasar por el tratamiento. Esta opción es muy útil cuando la liquidación de los profesionales va en únicamente con los ingresos y se necesita regularizar.

Haremos clic sobre el ingreso,  seleccionando la opción “Devolver ingreso".


En este caso nos mostrará del único ingreso:
  • La fecha del ingreso
  • La forma de pago
  • Importe
Con el ingreso, podremos decidir entre:
  • Dejar el importe del ingreso como dinero a cuenta.
  • O bien realizar un reintegro al paciente. Por defecto Gestiona precargará la forma de pago del ingreso origen, pudiendo hacer el reintegro en cualquier otra forma de pago.
Si hemos generado la factura a partir del ingreso, nos permite generar anular la factura original a partir de una factura rectificativa.


Finalmente podremos indicar el motivo de devolución seleccionado la opción de una lista personalizable o creando un nuevo motivo y  completar la devolución haciendo clic en “Devolver tto”.


Los ingresos originales, se etiquetan  con el prefijo “Devuelto:”.


Los ingresos generados de la devolución se etiquetan con el prefijo “Devolución: [MOTIVO]”. Se mostrarán en la ficha de datos económicos con la fecha de la devolución. Si es un reintegro al paciente, se mostrará la forma de pago y la caja registradora (si hay configurada más de una) desde donde se realizó dicho reintegro. 


Anular factura emitida

Esta nueva funcionalidad también permite la anulación de facturas, sin pasar por ningún tratamiento o ingreso.

Para ello, desde el gestor de documentos del paciente, haremos clic sobre la factura que queremos anular, seleccionando la opción “Devolver factura”.



Es importante destacar, que se creará una factura rectificativa. Una factura rectificativa, nunca eliminará ni modificará la factura original, se genera una nueva factura en la serie indicada en el formulario de devolución.

Nos aparecerá una pantalla donde podemos indicar la serie de facturación donde crear la factura rectificativa y el motivo de la devolución.


Una vez completada la devolución de la factura, el gestor de documentos del paciente, reflejará visualmente qué factura es la rectificada y cuál la rectificativa.



Gestiona identificará las facturas rectificativas así como las rectificadas incluyendo un texto en nombre de la factura:
  • Rectificada en: [SERIE / NÚM. FACTURA]”, quiere decir que es una factura original que en su totalidad o en algún concepto ha sido rectificada por la factura número [SERIE / NÚM. FACTURA].
  • Rectifica a: [SERIE / NÚM. FACTURA]”, es una factura rectificativa y está rectificando a la factura número [SERIE / NÚM. FACTURA].
Respecto del contenido de las facturas, como hemos dicho antes, la factura original no se modifica, en cambio la factura rectificativa, se mostrará con el título “FACTURA RECTIFICATIVA” junto con el número de factura que rectifica. En las observaciones se mostrará el motivo de la devolución. 

Factura que rectifica total o parcialmente otra factura anterior



Liquidación mensual profesionales

Utilizando la devolución de tratamientos tal y como se ha explicado en esta publicación, cuando se realice una devolución de un tratamiento o de un ingreso, Gestiona a partir de la fecha de la devolución, regularizará ese mes los importes de la liquidación del doctor automáticamente.


"Las devoluciones se regularizan automáticamente"







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sábado, 15 de octubre de 2016

Gestiona. Envio SMS a paciente. Recordatorio de cita



En este vídeo explicamos cómo enviar los SMS de recordatorio de citas desde el programa para clínicas Gestiona Clinical Cloud


"SMS, ¿Inversión o gasto?"

Unos sencillos pasos que pueden ahorrar muchos recursos para la gestión de procesos en la agenda, tiempo de inactividad de la clínica, preparación de gabinete, organización del equipo médico, etc.







Seguimos trabajando para incorporar todas vuestras solicitudes de mejora. Gracias a todos por vuestras aportaciones. Entre todos estamos consiguiendo que Gestiona sea un programa de gestión para clínicas referente, y un proyecto apoyado cada vez por más clínicas preocupadas por la gestión.


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sábado, 1 de octubre de 2016

Importación de tarifas en Gestiona




Debido a la constante actualización de las tarifas en las clínicas, y sobre todo aquellas que trabajan con aseguradoras, en el programa para clínicas Gestiona Clinical Cloud, hemos incorporado una nueva funcionalidad que permite la carga de tarifas mediante una plantilla de Excel.

Para cargar una tarifa en Gestiona, es necesario tenerla cargada primero en un fichero Excel. A continuación pasamos a detallar el formato que debe tener dicho fichero, y los pasos previos que hay que dar desde Gestiona antes de cargar dicha tarifa.

Tenemos que tener claro que en Gestiona se pueden cargar nuevas tarifas o actualizar las ya existentes. Podremos actualizar la tarifa particular de la clínica o cualquiera de las otras tarifas/aseguradoras.


Crear fichero Excel con los tratamientos a cargar

La primera línea del fichero Excel tiene que tener obligatoriamente la nomenclatura de las columnas, tal y como se describe en la siguiente tabla:

Columna
Descripción
Nomenclatura
Nombre del tratamiento
Texto descriptivo del tratamiento
Nombre
Código del tratamiento
Código corto de 20 caracteres máximo, identificador del tratamiento.
Codigo
Precio paciente
Lo que debe pagar el paciente por el tratamiento.
Precio paciente
Precio aseguradora
Lo que nos paga la aseguradora por el tratamiento. Si estamos cargando la tarifa particular esta columna no es necesaria.
Precio aseguradora

Además de estos campos, podemos añadir, de forma opcional, los siguientes campos:

Columna
Descripción
Nomenclatura
Código familia
Esta columna se utiliza cuando quiero organizar los tratamientos en una jerarquía de familias.
El código de la familia debe existir en Gestiona, en caso contrario la importación daría error.

Familia
Código de imagen
(Sólo dental) Identificador numérico del banco de imágenes que tiene Gestiona, utilizado para relacionar el tratamiento con la imagen en la representación visual del odontograma.

Imagen
Código de relación de tarifas
Código para relacionar el mismo tratamiento en diferentes tarifas.
Codigo relacion
Duración
Duración en minutos del tratamiento
Duracion

Una vez tengamos el fichero creado quedará similar al de la imagen


Nota. Es importante no dejar ninguna celda vacía.
Una vez preparado el fichero Excel con los tratamientos sólo queda cargarlos en Gestiona.

Carga del fichero Excel en Gestiona

Para cargar la tarifa en Gestiona tenemos que ir a la opción “Importación Datos > Tratamientos propios y aseguradoras” dentro de la configuración de clínica.




El sistema nos indicará que el proceso no es reversible. Hay que tener cuidado, ya que esto quiere decir que cuando se cargue la tarifa, sobre todo si estamos actualizando precios de una ya existente, no se podrá volver atrás.

Aceptando el mensaje, nos lleva a una pantalla con una zona de arrastre, donde podemos directamente colocar nuestro fichero Excel, o hacer clic en la zona de arrastre nos aparecerá una explorador para buscar el fichero que queremos importar.



Si hay algún error, Gestiona nos dirá qué le falta para que podamos modificar el fichero Excel y volverlo a cargar de forma correcta.

Si el fichero Excel tiene el formato y los datos correctos, nos aparecerá el listado de tratamientos para su verificación.




Lo primero que nos pregunta es si la tarifa que queremos cargar es la particular o no. Si lo marcamos a “Sí”, desaparecen las dos siguientes preguntas (hace referencia solo a las tarifas de aseguradora) y nos deja responder las dos últimas.

Por el contrario, si marcamos que no es la particular, nos preguntará si es una nueva aseguradora o una ya existente. Si le decimos que es nueva, nos preguntará el nombre y el código de la aseguradora para crearla. En cambio si la tarifa/aseguradora ya está creada, podremos seleccionarlo en el desplegable que aparece a continuación de la pregunta.

El proceso de importación buscará los tratamientos por código dentro la tarifa, actualizando el nombre, precio, duración,…, a partir de la información del fichero Excel.

Si hemos marcado que la aseguradora ya existe, podremos elegir qué hacer con los tratamientos:

·   Desactivar = “Sí”, es decir, que los tratamientos que vamos a importar sustituirán a los tratamientos existentes, creándose nuevos tratamientos y desactivado los anteriores.
·     Desactivar = “No”, únicamente desactivará los tratamientos que no existan en la nueva tarifa, utilizado cuando la aseguradora/tarifa que estamos actualizando ha descatalogado tratamientos.

Por último, el programa nos pregunta si queremos asociar la misma familia a todos los tratamientos.

·   Misma familia = “Sí”. Podremos elegir una familia ya existente o crear una nueva familia para asociarlo a todos los tratamientos.

·    Misma familia = “No”, asociará una  familia concreta a cada tratamiento. La columna “Familia” del fichero Excel definirá a qué familia irá cada tratamiento. 

Recuerda que estas familias ya deben estar creadas en Gestiona con el mismo código de familia que el indicado en el fichero Excel.

Una vez que confirmemos en el listado de tratamientos los datos y marquemos las opciones correspondientes de importación haremos clic en la opción “Importar”. Tras unos instantes Gestiona finalizará el proceso de importación.

Podremos verificar los datos accediendo a la tarifa correspondiente y viendo su detalle tratamientos.

Crear una nueva tarifa/aseguradora.

Para crear una nueva tarifa lo realizaremos en el apartado “Tarifas / aseguradoras” dentro de la configuración de clínica. Nos aparecerá un listado con las tarifas que tengamos creadas hasta ese momento. En la parte superior derecha de la pantalla, disponemos del botón “Nueva seguradora.

Haremos clic en el botón situado en la parte superior derecha “Nueva Aseguradora”, completando el formulario.




Los únicos campos obligatorios serán el nombre de la aseguradora y el código identificativo.

El código de la aseguradora Gestiona lo utiliza para representar la tarifa/aseguradora a la que pertenece cada tratamiento, con lo que es muy recomendable definir un código que sea lo suficientemente representativo.

En el desplegable “Indique qué tarifa utilizará:” podemos indicar si la tarifa es filial de otra o por el contrario incluye sus propios tratamientos. En nuestro caso elegiremos “Tarifa propia. NO filial” ya que queremos que contenga su propio listado de tratamientos.

Haremos clic sobre la opción “Guardar” situado en la parte superior derecha del formulario.

Crear las familias de tratamientos

Como explicamos anteriormente, si queremos importar una jerarquía de tratamientos organizada en familias es necesario tener creadas dichas familias en Gestiona.

Para crear familias de tratamientos nos iremos a la sección “Familias Ttos.” en la configuración de clínica.
Aparecerá un listado con todas las familias de tratamientos que tenemos dadas de alta en Gestiona. Es recomendable reutilizar las mismas familias para varias aseguradoras.

Si las familias definidas en el fichero Excel que queremos importar no existen, la crearíamos pulsando “Nueva Familia” en la parte superior derecha de la pantalla.




En el formulario de la nueva familia, definiremos: el código identificativo, el nombre descriptivo de la familia, en incluso si queremos definir una jerarquía a qué familia padre pertenece.

El código de la familia debe coincidir exactamente con el código definido en el fichero Excel a importar.





El color asignado a la familia nos ayudará a identificar a qué familia pertenece un tratamiento en las diferentes representaciones visuales que tiene Gestiona.






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